La rédaction d'un e-mail formel n'est pas très différente de la rédaction d'une lettre formelle. Mais si vous avez l'habitude d'utiliser le courrier électronique uniquement pour des communications informelles avec des amis, la rédaction d'e-mails formels peut prendre un certain temps pour s'y habituer. Dans cet article, nous vous aiderons à rédiger un e-mail formel et vous guiderons avec un exemple d'e-mail. Vous pouvez écrire un e-mail formel en suivant ces étapes.

Comment rédiger un e-mail formel

Utilisez une adresse e-mail neutre

Votre adresse e-mail doit toujours refléter votre vrai nom, pas le nom ou le surnom de votre animal de compagnie. Une adresse e-mail qui reflète votre vrai nom semble professionnelle. Si votre e-mail est drôle ou inapproprié, personne ne vous prendra au sérieux.

[email protégé] √

[email protégé] X

Énoncez le sujet de manière appropriée

Assurez-vous que la ligne d'objet reflète le contenu de votre e-mail. Si vous écrivez au sujet d'une réunion, le sujet doit contenir le mot réunion. Si vous écrivez une candidature pour un emploi, la ligne d'objet doit indiquer le poste pour lequel vous postulez.

Commencez par une salutation

Le courrier doit commencer par une formule de salutation telle que Cher M. Price. Il est toujours bon de s'adresser au destinataire par son nom. (Cher Dr Smith, chère Mme Dustan, etc.) Si vous ne connaissez pas son nom, vous pouvez utiliser Cher monsieur/madame ou À qui de droit.

Présentez d'abord

Dans le premier paragraphe lui-même, présentez-vous et le but de la rédaction du courrier. Vous pouvez commencer le courrier en utilisant des phrases comme celle-ci.

Je vous écris pour me renseigner sur…..

J'écris en référence à…….

Après avoir clairement indiqué le but, vous pouvez passer directement au message principal.

Corps

Le corps du mail doit contenir votre message. Tout comme dans une lettre formelle, le corps doit être écrit de manière claire et concise. Essayez d'être aussi bref que possible. Dans la plupart des cas, deux ou trois paragraphes sont plus que suffisants pour présenter clairement le message. Le langage doit être professionnel et formel.

Remarques finales

Après avoir relayé le message, il est poli de remercier le lecteur pour son temps et son attention. Vous pouvez utiliser des expressions et des clauses comme

Merci pour votre temps…

Merci beaucoup d'avoir pris le temps…

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir

Ensuite, terminez l'e-mail par une fermeture appropriée. Cordialement, Meilleurs voeux, Cordialement, Respectueusement, etc. sont quelques-unes des fins que vous pouvez utiliser.

Attachement

Si vous avez joint des documents par courrier, vous pouvez dire « Veuillez vous référer au document ci-joint. » Vous pouvez utiliser cette phrase à n'importe quel endroit approprié.

Relire

Comme pour tout travail écrit, relisez attentivement l'e-mail. Assurez-vous d'avoir utilisé les bons titres, dates, noms, etc. Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes de grammaire ou d'orthographe.

Cliquez sur Envoyer

Après avoir relu attentivement l'e-mail, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi.

Exemple d'e-mail formel

Vous pouvez télécharger cet e-mail à partir d'ici - Exemple d'e-mail formel